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东方:职场晋升之秘法,会板书就能当好领导  

2015-04-22 09:30:49|  分类: HR经典与商业励志 |  标签: |举报 |字号 订阅

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按:很多人抱 怨职场 提 升慢,其实,可能是你没有能够在职场这个环境里表现好自己。你肯定开过这样的会议:大家围着会议桌,七嘴八舌的策划着一件事情,总是不得头绪,你可能会觉得这样讨论下去何时才是个头,这时如果你的会议室有一块白板,如果你能够顺着大家的发言,来一次漂亮的板书,也许下一个被提拔的就是你了。因为会板书——拿起笔站出来的勇气——这就是领  导  能  力。不信?那你看完这篇文章,如果你觉得自己能力是欠缺了,那就赶紧补上这些职场必备的能力吧。东方出版社引进一套“向会议要效益”丛书是迄今为止对于提高会议效益最权威的书,是每一个职场中人的必备!本系列图书共四本,《向会议要效益1:好会议是策划出来的》《向会议要效益2:视觉化你的会议》《向会议要效益3:让会议抓住焦点》、《向会议要效益4:用会议激活团队》每一位期待在职场中有所作为的人都需要认真研读。

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可能有些冒昧,我想请教大家一个问题。

各位公司的会议室中有没有白板呢?如果有,为什么要放置白板呢?

通常的回答是:“如果不仔细地将会议内容记录下来,之后会因为这个提到了、那个没提到而争  论 不  休。”虽然回答得没有错,但是很遗憾,并没有说中要点。

的确,记录是非常重要的,但如果只是单纯地记录,任何人都可以拿起手中的笔记本来做笔记,或是使用电脑就足够了。在会议结束后把所记录下的内容让大家确认即可,用不着特意在大家面前做记录。

因此,正确的答案是:“为了推进讨论的进程。”在众人面前记录讨论内容,可以引发大家参与的积极性,共享谈话过程。进而产生“大家同心协力致力于解决问题”的共同感。

现在我们回想一下现实生活当中一些讨论的场景。

虽然很多时候大家都觉得“发言互无关联”,“气氛不好,场面冷清”,却没有人愿意站到白板前。或者是存有奇怪的傲慢情绪和束缚感,认为“没必要特意去记录些什么”、“记录下来也不会改变什么”。每个人都开着各自的电脑,只顾着看电脑。

在这种情况下,既没有敞开心扉的对话,也没有团结一致攻克课题的力量。即便是集合了许多拥有智慧和热情的成员,也始终无法将力量集中到一起。

此时,需要有拿起笔站出来的勇气——这就是领导能力。如果有人这样做的话,现场一定会有所改变。以此为基础,让我们从一点一滴做起改变我们身边的谈话和会议吧。如果能多一个人振奋起来“好吧,让我先来记录一下看看”该多好,作为笔者没有比这更高兴的事了。

由于把讨论变成了“看得见”的事物,从而提高了协动意识和谈话质量,最终讨论成果的质量和参与者的认同感也随之提高。

这正是“可视化”(使会谈能够顺利推进的技术)的基本。引导成员发表自己所了解的各种各样的信息、观点和想法,加深相互之间的了解,推动成员走向参与和协动的轨道,这就是可视化工作法。

那么,再请教大家一个问题。在会议中影   响   力最大的人   物是谁呢

是“职位最高的人”或“声音最大的人”,恐怕大家会这样回答。如果只从会议的内容来看,可能大家的回答是正确的。到处都有类似“一声令下结论有了180度的大转变”或者“最后坚持不住了,结果是声音大的人的意见被通过了”的情况发生。

另一方面,从会议进程的角度来看又是怎样的呢?不但能令会议顺利进行,而且拥有最大影响力的人到底是谁呢?

回答如果是主持人的朋友,你也只答对了一半。实际上,写板书的人(图表师),才是在推进会议的进程中拥有最大影响力的人。通常情况下,主持人同时也兼顾板书,因此主持人的权利是最大的。

至于为什么写板书的人的影响力最大,那是因为写板书的人掌控着如何对发言进行归纳总结,如何整理多种多样的意见,并把握着讨论结构的缘故。

写板书和做记录,一般被看作是低级别的工作,其实却是会议中最重要的一环。不仅板书所记录的内容十分重要,就连写板书本身也是极具影响力的。因此,大家如果想要改善会   谈的质量,那就鼓起勇气站到白板旁边,这不失为一条捷径。

笔者正是注意到了这一点,才将令会议可以用眼睛看到的技法——“可视化工作法”看作是作为主持人的一项核心技能,不断地进行研究,并且从中发现了三点。

第一点,可视化不是艺术,而是一门技术。前者无法模仿,而后者经过训练无论是谁都能掌握。

不过,可视化工作法的技术涉及到各方面的内容,目前为止只有一些对它进行片面叙述的书,还没有任何一本书能将可视化工作法进行包罗式的解说。因此本书集中了工具、表现方法、归纳、图解、版面等等这些可视化工作法中必不可少的技巧。只需要读完这本书,就能大致掌握所需的技巧,并给那些认为“无论怎么努力,可视化工作法都没有什么长进”的读者一定的启发。

第二点,“接触”各种各样的可视化工作法的“作品”,试着进行模仿与参考,这是迅速熟练掌握可视化工作法的一条捷径。

因此在《向会议要效益2:视觉化你的会议》这本书中,包括卷首的图画在内,刊登了许多范例。多数是笔者亲手绘制的。首先要体会到可视化工作法的多样性,它是“有许多描写方法”的。在范例中找出加入的那些技巧,尝试使用“是的,就是它”的技巧。书中范例运用的技巧并不一定都是正确的,如果遇到觉得不十分合适的例子,请寻找自己认为正确的改善之法。

第三点,重要的不只是完成品的好与坏,绘制时是如何思考的,是如何动员大家的,即绘制过程更重要。

在实际演练可视化工作法的过程中,一定会有“记录这里时是怎么想的”,“一边写还能够一边推进会议吗”的声音出现。针对这样的疑问,在一般的叙述图表技法的书上是找不到答案的。

《向会议要效益2:视觉化你的会议》着眼于绘制可视化图表的“过程”,探   究  主持人脑袋里的想法。只要了解了这些,就一定能够理解主持人行动的意义。请在谈话的同时进行记录,并且抓住推进会谈过程的关键点。

那么,让我带领大家走进可  视   化工作法的世界。尽管书中内容较多,读过一遍之后,请您一定要拿起笔来试一试。

我们的口号是:“好的,让我先来记一下!”

本文摘自《向会议要效益2:视觉化你的会议》(东方出版社)

 

特别说明:

东方出版社最新奉献日本组织促进协会“向会议要效益”系列图书,本系列图书共四本,《向会议要效益1:好会议是策划出来的》《向会议要效益2:视觉化你的会议》《向会议要效益3:让会议抓住焦点》《向会议要效益4:用会议激活团队》,此套图书是每一位志在必得的经理人都需要学习的。

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