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东方:如何对付开会时的三种“捣乱分子”?  

2014-11-20 09:38:14|  分类: HR经典与商业励志 |  标签: |举报 |字号 订阅

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开会,是管理工作的一种重要方法。对集思广益、消除误解、做出决策有其重要意义。但是,在开会时经常会遇到会议中的“捣乱分子”,他们要么没准备的未经慎重考虑的发言,要么为了明哲保身既不提反对意见也不提肯定意见,要么就是乱插别人说话……

那么该如何才会开好高效的会议?向会议要效益,既是某个人的事,又是整个团队的事,东方出版社最新奉献日本组织促进协会“向会议要效益”系列图书,本系列图书共四本,《向会议要效益1:好会议是策划出来的》《向会议要效益2:视觉化你的会议》《向会议要效益3:让会议抓住焦点》、《向会议要效益4:用会议激活团队》。“向会议要效益”书系是迄今为止对于提高组织会议效益最权威的书,是每一个职场中人的必备!

 

坚决制止未经慎重考虑的发言

 

会议讨论中,最令会议主持人或召集人感到困惑的是那些不愿明确表达自己观点的人,他们往往说一堆绕来绕去的“未经慎重考虑”的废话发言,这恐怕是会议主持人遇到的最大的敌人。

人是一种习惯于倾听自己感兴趣的事,谈论自己喜欢的内容的动物。与论点和讨论的进展无关,一时兴起,想到什么,就容易像条件反射一样脱口而出。那些喜欢摆出一副不懂装懂模样的人,或大谈经验的人就是典型,这是一种从内心深处渴望他人认同自己的外在表现。而且,随着年龄增长,这种倾向会更加强烈,说起话来喋喋不休。

其中,有些善意的人会站出来,“你现在谈的内容似乎不沾边……”、“你的话题好像变了……”、“你是在评论吧……” 及时终止这类未经慎重考虑的发言。发言者并不是没有准备结论,但听众不明白他打算说什么。如果容忍这种率性发言继续下去,讨论就会变成纯粹的聊天,一步步脱离主题。

如果全体参会者置身于这种境地,会议主持人也无力挽回。只能从制定会议基本原则(Ground Rule)的环节开始。比如,下面3条规则是笔者在亲身经历的一场糟糕的讨论中用过的例子。虽然这种处理方式不能杜绝未经慎重考虑的发言,但至少能令对方感到尴尬。

     你想说什么呢?请考虑一下现在的发言是否恰当后再继续,好吗?

     请得到许可后再发言。

     一开始就得出结论,那么你能说得具体一点吗?

要点在于怎样让大家接受这个规则。笔者在与团队成员进一步加深关系的基础上,轻松地提议:“可能大家不相信有这种事,那么,我们像做游戏一样尝试一次怎么样?”最后,也请大家试着思考自己独有的“鼓舌之技”。

 

毫不客气指出“不明确表示赞成或反对”明哲保身者的真实想法

 

上述这类人还算过得去,性质恶劣的是一些故意而为的人。

比如,有的人为了明哲保身,不明确表示赞成或反对。他们的发言像“我觉得对这个提议,应该看到A方面,但也需要对B方面有所认识”这样模糊不清,令人不明其意。

当支持赞成的呼声高时,这种回答无异于表明“我也说过应该看到A方面”;当支持反对的呼声高时,他们又借以巧妙地掩饰自己“所以,我不是指出B方面有问题吗”。

对于这类居心不良的人,应该怎么办好呢?其实,刚才的说明中隐藏着暗示。也就是说,促动师只要指出他们的真正用意即可。

M:关于这个提议,正如大家提到的那样具有A方面的优点。但还需要注意B方面问题的存在。

F:有道理。不管怎样,你对这个提议持赞成态度,是吗?

M:不,我没有那么说。我只是想说B方面有一些悬而未决的问题。

F:那么,你对这个提议是反对了?

M:所以,我不是那个意思。因为对于A方面的优点,大家持赞成态度。

F:什么!因为两头都不想得罪,所以,你既不想表示赞成,也不想表示反对,是吗?哈哈,我明白了。

到这一步,虽然直截了当地断言会令对方有点下不来台,但毫不客气地指出对方的真实想法是对付这类“捣乱分子”的特效药。其实,这是学者田原总一朗(日本著名学者、时政评论家)对待闪烁其词的政治家时常用的一种手段。对此,请充分观察对方,仔细揣摩其言外之意。

 

要处理好喜欢在他人发言时插话的人

 

与上面的情况相反,有的人会滔滔不绝地陈述自己的意见。

这种人经常连他人意见的一半都没有听完,就抢过话题,“你想说……吧,但是……”按自己的解释反驳对方。一旦发言被压制,声音大的人自然占据上风,这样一来,逻辑讨论是不能成立的。

在实践中,会议促动师应掌握概括的基本用语和套词,还要学会“处理”当发言者发言时被其他人插话的情况。

 

F:我们先接着往下听,好吗?

F:嗯,别急,先让我们听完,好吗?

F:嗯,嗯。现在我们正在听某某的意见,过一会再谈你的反对意见。

 

如果这样做,仍然没有效果时,请停下来,让大家确认一下对发言内容的理解情况,然后再继续。

 

M:(插话)所以,刚才我不是说过这个不对吗?

F:等一下。你对小A现在的发言怎么看,是反对吗?

M:所以,我不是说……了嘛,这一点不用说也知道。

F:小A,和你的想法一致吗?什么,不太一样?这样吧,先让我们听小A说完,然后你再发表反对意见。

 

(东方出版社最新奉献日本组织促进协会“向会议要效益”系列图书,本系列图书共四本,《向会议要效益1:好会议是策划出来的》《向会议要效益2:视觉化你的会议》《向会议要效益3:让会议抓住焦点》《向会议要效益4:用会议激活团队》,此套图书是每一位经理人都需要学习的。)

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